Portal księgowy

Jedno miejsce na dokumenty do biura rachunkowego, zamiast pięciu kanałów naraz.

Problem

Biuro dostaje dokumenty czym popadnie — mailem, WhatsAppem, papierem. Do tego dochodzi KSeF, którego klienci sami nie ogarną.

Rozwiązanie

Portal, w którym księgowy dodaje firmę po samym numerze NIP, a dane dociągają się z rejestru. Klient wchodzi wyłącznie z linku z kodem zaproszenia. Pliki lecą strumieniem prosto na Dysk Google, w strukturę firma i miesiąc, i nie zostają na serwerze. Nocny proces sam pobiera faktury z KSeF i zapisuje oryginalny XML obok.

Co robi

Dodanie firmy po samym numerze NIP, dane z rejestru publicznego
Rejestracja klienta wyłącznie z linku z kodem zaproszenia
Przeciągnij i upuść, pliki lecą strumieniem prosto na Dysk, nie zostają na serwerze
Katalog na firmę i miesiąc zakładany sam, więc księgowy szuka tam, gdzie szukał zawsze
Nocne pobieranie faktur z KSeF z zapisem oryginalnego XML
Kreator tokena KSeF: jeden krok na ekran i przycisk „Utknąłem — zadzwoń do biura”

Na czym zbudowane

Prototyp w czystym HTML i CSS, jedenaście ekranów, zero frameworka
Dane firmy z rejestru GUS po numerze NIP, fallback na KRS, potem ręcznie
Oryginalna odpowiedź rejestru zapisywana osobno, obok danych edytowalnych
Pliki strumieniowane przez serwer prosto na Dysk Google, bez zapisu pośredniego
Struktura katalogów NIP oraz rok i miesiąc, limit 50 MB, blokada plików wykonywalnych
Nocny worker KSeF od ostatniej udanej synchronizacji, deduplikacja po numerze faktury

Jak to wygląda

Co to zmieniło

Prototyp, nie wdrożenie: żadnego wyniku z pracy biura tu nie ma i nie będzie, dopóki portal nie stanie u klienta
Cel policzalny po wdrożeniu: pięć kanałów dokumentów schodzi do jednego, a comiesięczne ręczne pobieranie faktur z KSeF znika na rzecz nocnego procesu
Biuro, dla którego to powstaje, pracuje w sześć osób — tyle osób dziś zbiera te dokumenty z pięciu kanałów
Skala projektowa: do stu firm i dwustu użytkowników na jednym serwerze
Specyfikacja zamknięta w dwunastu ponumerowanych założeniach, klikalny prototyp: jedenaście ekranów w czystym HTML

Stack

HTML/CSS (prototyp)
KSeF API
rejestr GUS
Google Drive API

Historia

Rejestracja idzie przez kod zaproszenia, nie przez sam NIP, i to jest decyzja bezpieczeństwa: numer NIP jest publiczny, więc bez kodu każdy mógłby zacząć rejestrację na cudzą firmę. Osobny kreator prowadzi przez wygenerowanie tokena KSeF krok po kroku, z jednym krokiem na ekran i przyciskiem „Utknąłem — zadzwoń do biura”, bo ma przez to przejść osoba, która nie zna słowa token.